Solución de problemas con inteligencia colectiva: La técnica Open Space.

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Solución de problemas con inteligencia colectiva: La técnica Open Space.

 

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Metodologías de Inteligencia Colectiva: La técnica del espacio abierto (open space).

Por Guadalupe de la Mata.

Innovation For Social Change.

 

El Espacio Abierto es un proceso emergente, que invita a todos los participantes de un sistema dado (equipo, organización, comunidad) a construir y organizar su propia agenda, en torno a un tema central (o pregunta) que a todos convoca e interesa.

 

¿Qué es el Open Space?

 

Necesitamos nuevas soluciones y nuevas metodologías para trabajar en procesos de cambio profundo. Este post presenta una metodología que permite involucrar a grandes grupos en reuniones, facilitando de un modo eficaz el cambio organizacional, el alto desempeño, la participación ciudadana y la democracia participativa. Hablamos de la Tecnología del Espacio Abierto (Open Space Tecnology).

 

El Espacio Abierto es un proceso emergente, que invita a todos los participantes de un sistema dado (equipo, organización, comunidad) a construir y organizar su propia agenda, en torno a un tema central (o pregunta) que a todos convoca e interesa. Todo ocurre en una gran “plaza de mercado”, abierta y transparente, en la que libremente se negocian los subtemas y se conforman los distintos grupos que los llevarán adelante.

 

Cada una de estas reuniones es luego reportada, publicándose sus principales conclusiones y sugerencias en un panel central especialmente montado. Al final, las acciones sugeridas por cada grupo pueden ser votadas en plenario, y en base a las prioridades allí establecidas, se logra crear una lista concordada de acciones con seguimiento programado.

 

Se trata de una metodología de carácter participativo, apreciativo y auto-organizado que ha sido utilizada en los 5 continentes en miles de casos para generar cambios alrededor de temas claves a nivel de empresa, gobierno y comunidad con resultados realmente asombrosos.

 

A nivel organizacional se han utilizado para temas tan variados como: descubrir y diseminar mejores prácticas y oportunidades de ingresos, transformación cultural, planeación estratégica, restructuraciones, reducción de costos y aceleración del negocio, mejoramiento del servicio, entre muchos otros.

 

Esta metodología es especialmente útil cuando se presentan las siguientes condiciones en la organización:

 

  • La situación es compleja
  • Para obtener las mejores soluciones y respuestas se requiere de la participación de un grupo diverso y multidisciplinario. Es decir, no hay una persona o algunas personas que sepan a ciencia cierta las respuestas y las soluciones,
  • Se requiere abordar la situación de manera innovadora y productiva,
  • Los resultados se necesitan para “ayer”, lo cual implica un alto sentido de urgencia.

 

El nombre de la técnica se le atribuye a Harrison Owen, quien en su libro “Open Space Technology: A User’s Guide (Tecnología de Espacio Abierto: manual de uso) explica minuciosamente los pormenores de OST.

 

Los cuatro principios

 

  1. Cualquier persona que se presente en una reunión es la persona adecuada.
    Cualquier participante en una reunión es correcto simplemente por que se ha preocupado en venir).
  2. Lo que aquí suceda será lo único que pudo suceder.
    Has de estar atento a lo que está pasando ahora, en lugar de preocuparte sobre lo que podría pasar).
  3. Cualquier hora en la que se comience es la hora adecuada.
    Este principio ayuda a superar la falta de un horario o agendas previo al Open Space y enfatiza la creatividad y la innovación.
  4. Cuando se acabó [la reunión], se acabó.
    Fomenta que los participantes no desperdicien el tiempo y, por el contrario, que cambien a otro tema cuando una discusión deja de ser fructífera para ellos

 

La única ley: “la ley de los dos pies”.  Si en algún momento sientes que no estás aprendiendo o contribuyendo en nada, usa tus dos pies. Vete a otra reunión donde puedas aprender o contribuir. Nadie debería estar en una reunión que considera aburrida, sólo deberían asistir a una reunión las personas que estén genuinamente interesadas en el tema

 

Qué se necesita

 

Varios espacios para poder reunirse:

 

  • Una sala “central”, con capacidad para todos los asistentes. En ella se propondrán los temas del Open Space, estará ubicado el horario y al final del Open Space se explicarán los resultados de las reuniones. Los asistentes se sentarán formando un semicírculo casi cerrado, de manera que se facilite el contacto visual entre todos.
  • Tantos espacios de reunión como reuniones simultáneas se prevea tratar o realizar, normalmente se corresponden con materias (“tracks”). Estos espacios deben ser muy cercanos para que los asistentes al Open Space puedan moverse fácilmente durante y después de cada reunión. Por ejemplo, puede haber un espacio de reunión en cada esquina de la sala “central”, si es suficientemente grande.

 

Material para confeccionar el horario del Open Space:

 

  • Una superficie grande (por ejemplo, una pizarra blanca, una pared o un cartel) donde pegar las tarjetas con los temas que se vayan proponiendo. El horario se prepara en forma de matriz, dividiendo en horas en el eje de abscisas (1’5 horas entre reuniones y 1 hora para comer) y en espacios de reunión (“tracks”) el eje de ordenadas.
  • Tarjetas tamaño A6 para escribir los temas propuestos para las reuniones.
  • Rotuladores y/o marcadores de colores.
  • Cinta adhesiva para pegar las tarjetas.

 

Material para cada reunión:

 

  • Para cada reunión que se mantenga simultáneamente: una pizarra blanca o similar donde poder escribir, así como rotuladores y/o marcadores de colores.
  • Tarjetas, rotuladores y cinta adhesiva.

 

Un facilitador

 

Un facilitador para explicar y guiar el proceso, especialmente durante la creación del horario y en el cierre del Open Space.

 

El proceso

 

Introducción (15’)

 

El facilitador explica las grandes materias (“tracks”) que se tratarán en el Open Space, el proceso, los cuatro principios y la única ley.

 

Propuesta de temas concretos y programación en el horario (45’).

 

  • Cada asistente conversa durante 5 minutos con sus vecinos sobre los temas que les gustaría debatir. Para cada tema, un asistente pide al facilitador una tarjeta donde escribir su nombre y el tema en cuestión, enunciándolo preferiblemente en forma de problema a resolver.
  • Los asistentes se van poniendo en fila en el espacio abierto del semicírculo. Cada uno dice su nombre y enuncia el tema que propone debatir mientras enseña la tarjeta al resto de asistentes de manera que la puedan leer. A continuación se va a pegarla en una hora que esté libre del horario del Open Space (que está conscientemente separado del semicírculo para no desviar la atención de escuchar todas las propuestas) y vuelve rápidamente a atender.
  • Cuando ya se han enunciado todos los temas, los asistentes se reúnen frente al horario para acabar de organizarlo.
    • Si alguien desea que un tema se mueva a otra hora, se lo solicita a su propietario, que decide si lo mueve o no, respetando al máximo el horario original para no incomodar a otros asistentes.
    • Un tema se puede añadir a otro si el propietario del tema receptor está de acuerdo, es decir, se fusionan sesiones que sean similares.
    • Se intentan montar tracks temáticos para que los que están muy interesados en un tema puedan ir a todas las sesiones.
    • El horario queda visible durante todo el Open Space de manera que cualquiera podrá acercarse a ver qué reuniones están teniendo lugar en ese momento y escoger a cual quiere ir.
    • Se inician las reuniones.

 

Reuniones

 

(1,25 horas cada una). A continuación se muestra un ejemplo de cómo se podría llevar a cabo una reunión (se podría hacer de muchas otras maneras):

 

  • Una participante hace de facilitador y escriba (debería de ser la persona que propuso el tema).
  • Selección de ítems o problemas a tratar(15’):
    • Brainstorming de ítems o problemas concretos a tratar. Se escriben en tarjetas que se pegan en una pizarra o en la pared. Ejemplos de items para el tema “Ingeniería Ágil”: Integración continua, TDD, deuda técnica, herramientas, frameworks, etc.
    • Cada participante dispone de 5 votos a repartir entre los problemas que le gustaría debatir. Se levanta y los va apuntando en las tarjetas correspondientes.
    • Se recuentan los votos de cada tarjeta y se escogen los 3 problemas con más votos.
    • Coloquio sobre cada problema (15’ por cada problema).
    • Conclusiones de la reunión (5’).

 

Conclusiones de las reuniones (1h)

 

Al finalizar el Open Space, todos los asistentes se reúnen en la sala central. Cada uno de los que propuso un tema expone las conclusiones, ideas o posibles actividades que se han propuesto en su reunión para resolver el problema tratado.

 

Fuentes:

http://www.proyectosagiles.org/que-es-open-space

http://openspaceworld.ning.com

  

Licencia Creative Commons:

 

Licencia de Creative Commons
Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 España.

 

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Fuente: Innovation For Social Change 

Imagen: Group work 

 

 

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fuente Manuel Gross, Solución de problemas con inteligencia colectiva: La técnica Open Space.

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